 Закон України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010 року № 2297-VI (далі — Закон № 2297) набув чинності 1 січня 2011 року. А з 1 липня 2011 року спеціально створений центральний орган виконавчої влади — Державна служба України з питань захисту персональних даних — розпочав реєстрацію баз персональних даних у Державному реєстрі баз персональних даних.
1.Що таке «база персональних даних» У статті 2 Закону № 2297 дано визначення термінів, які вживаються у такому значенні:
- «база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
- володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
- Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;
- згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, зокрема письмове, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
- знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу; - обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу; - персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована; - розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані;
- суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
- третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону».
2.Кадрова документація як база персональних даних
Як уже зазначалося вище, відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована, є персональними даними. Первинними джерелами відомостей про фізичну особу є: видані на її ім’я документи; підписані нею документи; відомості, які особа надає про себе.
Таким чином, відомості про працівників, відображені в кадрових документах, зокрема про вік, дату і місце народження, місце проживання, ідентифікаційний номер, соціальний статус, пільги відповідно до закону (одинокі матері, жінки з дітьми віком до трьох років, «чорнобильці», неповнолітні, пенсіонери тощо) з точки зору Закону № 2297 вважаються персональними даними, які у своїй сукупності складають базу персональних даних або її частину.
Крім того, документація підприємств, установ та організацій в електронній формі та/або у формі картотек, що містить певним чином структуровані персональні дані найманих працівників також вважається базою персональних даних або її частиною.
Так само до бази персональних даних або її частини можна віднести упорядкований список водіїв, де вказано категорію водійських прав, водійський стаж, кваліфікаційний клас, відомості про штрафи, або ж список працівників із вказівкою на їх спеціальні кваліфікаційні документи, сертифікати, нагороди або вчене звання; список працівників та інших громадян в інформаційних базах осіб, які мають право доступу чи допуску на підприємство (перепустки), електронні чи паперові інформаційні бази даних із зазначенням персональних даних працівників та їх посад, номерів телефонів, кабінетів; список клієнтів, передплатників тощо.
Законними підставами, які зобов’язують роботодавця володіти певними персональними даними найманих працівників можуть бути такі акти:
Ø стаття 24 КЗпП України;
Ø пункти 2–4 постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301;
Ø пункти 1.3 та 1.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58;
Ø наказ Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25 грудня 2009 року № 495/656;
Ø наказ Міністерства статистики України «Про затвердження форми первинного обліку № П-2ДС та Інструкції по її заповненню» від 26 грудня 1995 року № 343;
Ø акти законодавства, якими встановлені обмеження, гарантії, компенсації, пільги у сфері трудових та соціальних правовідносин. Державна служба України з питань захисту персональних даних (ДСЗПД) рекомендує розглядати кадрову документацію, статистичну, податкову та іншу звітність в електронній формі та/або у формі картотек, яка обробляється роботодавцем і містить персональні дані працівників базою персональних даних чи складовою частиною бази персональних даних.
Яскравим прикладом бази персональних даних працівників чи її складової частини, сформованої роботодавцем у формі копій заповнених звітів, є звіти, що подаються роботодавцями місцевим органам Державної служби зайнятості (виконавчої дирекції Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття). Зокрема, звіт форми № 5-ПН, затвердженої наказом Міністерства соціальної політики України «Про затвердження форми звітності № 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників» та інструкції щодо її заповнення» від 14 липня 2011 року № 279, звіти форми № 4-ПН (план) та № 4-ПН (факт), затверджені наказом Міністерства праці та соціальної політики України «Про затвердження форм звітності та інструкцій щодо їх заповнення» від 19 грудня 2005 року № 420. Відповідно, ці ж звіти мають бути окремо зареєстровані органами державної служби зайнятості як окремі бази персональних даних. (Продовження далі)
Провідний спеціаліст
районного управління юстиції Інна Якубчик
| 
