 Перелік нотаріальних дій, що вчиняються посадовими особами органів місцевого самоврядування визначено ст. 37 Закону України «Про нотаріат», відповідно до якої у населених пунктах, де не має нотаріусів, уповноважені на це посадові особи органів місцевого самоврядування вчиняють такі нотаріальні дії: § вживають заходів щодо охорони спадкового майна;
§ посвідчують заповіти (крім секретних);
§ видають дублікати посвідчених ними документів;
§ засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;
§ засвідчують справжність підпису на документах.
Зазначені посадові особи органів місцевого самоврядування не мають права на оформлення документів, призначених для використання за межами державного кордону.
Наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2011р. №3306/5, затверджено Порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування. Відповідно до ч.3 ст. 245 Цивільного кодексу України та ст. 40 Закону України «Про нотаріат», до нотаріально посвідчених довіреностей прирівнюються довіреності осіб, які проживають у населених пунктах, де немає нотаріусів, посвідчені уповноваженою на це посадовою особою органу місцевого самоврядування, крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, довіреностей на управління та розпорядження корпоративними правами та довіреностей на користування та розпорядження транспортними засобами.
Окрім того, трапляються поодинокі випадки, коли до посадових осіб за вчиненням нотаріальної дії звертаються фізичні особи – підприємці. Фізична особа – підприємець не належить до юридичних осіб, тому при укладенні правочинів за її участю посадова особа має керуватись вимогами статті 43 Закону України «Про нотаріат», тобто встановлювати особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії.
Особливу увагу при посвідченні довіреностей слід приділяти вимогам, відповідно до яких строк дії довіреності зазначається літерами, оскільки трапляються випадки посвідчення довіреностей в яких строк дії зазначений цифрами. Потрібно також звернути увагу посадових осіб на те, що Цивільний кодекс України дає визначення строку, яким є певний період у часі, зі спливом якого пов’язана дія чи подія, яка має юридичне значення, та терміну, яким є певний момент у часі, з настанням якого пов’язана дія чи подія, яка має юридичне значення (ст. 251). Однак без дотримання зазначених вимог посвідчуються довіреності з таким формулюванням: «Довіреність видана строком дії до третього серпня дві тисячі шостого року», «Довіреність видана терміном на два роки», що є невірним.
Правильним буде таке формулювання: «Довіреність видана терміном дії до третього серпня дві тисячі шостого року», «Довіреність видана строком на два роки». Іноді посадові особи при посвідченні довіреностей поза приміщеннями органу місцевого самоврядування не дотримуються вимог п.2.1. Порядку вчинення нотаріальних дій посадовими особами органами місцевого самоврядування, відповідно до якої при вчиненні нотаріальної дії поза приміщенням органу місцевого самоврядування, у посвідчувальному написі та в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії (удома, у лікарні, за місцезнаходженням юридичної особи та ін.) із зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза вказаними приміщеннями.
Довіреність посвідчується в одному примірнику.
Довіреність підписується посадовою особою після підписання довіреності особою, яка її видає. Посвідчення довіреності провадиться поставлянням посвідчувального напису на довіреності. Вони містять усю інформацію щодо дій посадової особи під час посвідчення довіреності, а саме:
- ким посвідчено довіреність, тобто прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка посвідчує довіреність;
- ким підписано довіреність; - якщо довіреність підписується не особисто довірителем, то зазначаються причини підписання іншою особою з посиланням на те, що таке підписання відбулося за проханням довірителя та в присутності цієї посадової особи;
- встановлення особи довірителя та, у разі потреби, особи громадянина, який підписався за іншого;
- перевірка дієздатності особи.
Посвідчені довіреності реєструються посадовими, службовими особами, в реєстрі для реєстрації заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених (далі - реєстр), форма якого встановлюється Мін'юстом.
Кожна довіреність реєструються під окремим порядковим номером. Номер, під яким зареєстровано довіреність, зазначається в посвідчувальному написі.
Реєстр повинен бути прошнурований, аркуші пронумеровані. Реєстрація довіреностей провадиться посадовою, службовою особою тільки після підписання нею та скріплення печаткою посвідчувального напису на документі. Запис у реєстрі робиться чітко, розбірливо, із заповненням усіх граф, передбачених за встановленою формою. Не допускаються підчистки, дописки, інші незастережні виправлення та запис олівцем. У відповідності до статті 53 Закону України «Про нотаріат» передбачено видачу дубліката нотаріального документа у разі його втрати.
Згідно з процедурою видачі дубліката втраченого документа передує подання письмової заяви особами, які перелічені у ч. 2 ст. 8 Закону України «Про нотаріат».
Цими особами вважаються: громадяни та юридичні особи за дорученням яких та щодо яких вчинялися нотаріальні дії. В письмовій заяві на видачу дубліката необхідно зазначати:
- відомості про документ;
- час його видачі;
- коли, де і за яких обставин документ втрачений (або пошкоджений);
- безпосередньо прохання про видачу замість втраченого документа його дублікат.
Ця заява реєструється в Журналі вхідної кореспонденції відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства. В даній заяві нотаріус встановлює особу заявника. Що стосується стягнення посадовими, службовими особами органів місцевого самоврядування державного мита за посвідчення довіреностей, слід зазначити наступне. Декретом Кабінету Міністрів України «Про державне мито» від 21.01.1993 року № 7-93 (зі змінами) передбачено стягнення державного мита за нотаріальні дії, вчинювані державними нотаріальними конторами та виконавчими комітетами сільських, селищних, міських Рад народних депутатів. Зрештою, довіреності, що посвідчуються посадовими особами органів місцевого самоврядування не є нотаріальними діями, а лише прирівнювані до нотаріальних дій.
Начальник управління юстиції Наталія Сирота
| 
