 Протокол — документ, у якому
фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад,
склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів, ухвалення обговорених
питань.
Протокол може укладати офіційна
компетентна особа, яка засвідчує той чи інший факт (протокол санінспектора,
автоінспектора).
Засідання колегіальних органів
проводиться відповідно до затверджених планів їх роботи та за необхідності. У
плані роботи колегіального органу зазначаються зміст питань, дата розгляду,
прізвище відповідача та найменування підрозділу, який готує документи для
розгляду колегіальним органом, термін подання документів.
Документи з питань, що виносяться
на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до
засідання. Ці документи включають:
• доповідну записку (адресовану
колегіальному органу), у якій ґрунтовно викладені питання з висновками й
пропозиціями;
• довідку про погодження проекту
із зацікавленими структурними підрозділами та іншими установами;
• список осіб, які запрошуються
на засідання колегіального органу. Про кожне засідання колегіального органу
складається протокол,
який оформляється відповідно до
правил.
Документи, підготовлені до
розгляду колегіальним органом, а також один примірник їхніх копій зберігаються
у секретаря або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання
окремо.
У разі проведення закритого
засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань)
підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з
документами обмеженого доступу.
Секретар колегіального органу
контролює своєчасність подання документів на розгляд і перевіряє їх наявність і
правильність оформлення.
У разі порушення встановленого
порядку підготовки документів до розгляду колегіальним органом, який вирішує,
розглядатиметься це питання на засіданні чи буде знято з порядку денного.
Особи, які одержали проекти
рішення та інші документи, уважно вивчають їх до засідання колегіального органу
і в разі потреби чітко формулюють свої зауваження й пропозиції.
За обсягом фінансових даних
протоколи можна розподілити на три групи:
1. Стислі, у тексті яких записані
лише ухвали.
2. Повні, у тексті яких, крім
ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад,
засідань.
3. Стенографічні, де усі виступи
записують дослівно.
Формуляр протоколу має такі
реквізити: найменування організацій, зазначення виду документа, дата засідання,
номер, місце засідання, гриф підприємства, заголовок, текст, підписи.
На протоколі проставляється дата
засідання, а не кінцевого оформлення чи підписання протоколу.
Заголовок містить інформацію про
вид колегіальної діяльності (засідання, збори, рада) і назву колегіального
органу.
Текст протоколу поділяється на
дві частини: ввідну, де вказується головуючий, секретар, присутні й порядок
денний, і основну, де фіксується хід засідання.
Прізвища присутніх записують у
протокол, якщо їх не більше 15, в алфавітному порядку із зазначенням місця
роботи й посади, якщо ж їх більше, складають окремий список. У протоколах
засідань ради директорів вказують прізвища присутніх членів ради незалежно від
їхньої кількості.
Порядок денний включає питання,
винесені на обговорення. Кожний пункт порядку денного нумерується, записується
з нового рядка й відповідає на запитання "про що?":
Основна частина протоколу має
складатися на підставі виступів учасників зборів, конференцій, засідання,
наради. Він повинен бути стислим, зрозумілим, лаконічним, але в той же час
містити інформацію, що всебічно розкриває обговорення питання. Текст протоколу
має складатися з позицій відповідно до порядку денного, а кожного розділу — за
схемою:
СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
УХВАЛИЛИ:.
Після слова "СЛУХАЛИ"
ставлять двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача зазначають з нового рядка в
називному відмінку, після прізвища ставлять тире й викладають зміст прямою
мовою.
Слова "ВИСТУПИЛИ" і
"УХВАЛИЛИ" також пишуть великими літерами з нового рядка і ставлять в
кінці двокрапку.
Якщо в ухвалі містяться питання
різні за характером, їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами.
Ухвала вказується у протоколі
повністю, тому що є найважливішою її частиною. Текст ухвали будується
відповідно до зразка розпорядчої частини наказу.
Повністю оформлений протокол
підписують голова та секретар. Протоколи правління акціонерного товариства чи
ради директорів повинні бути підписані всіма присутніми на засіданні.
До протоколу підшиваються подані
на розгляд матеріали: довідки, доповіді, проекти тощо, які оформляються як
додатки.
Рішення, прийняті на засіданні,
доводяться до відома співробітників підприємства у вигляді копії самого
протоколу або розпорядчих документів: наказів, рішень, складених на основі
протоколу.
Начальник управління юстиції Наталія Сирота
| 
